Algumas questões devem ser consideradas como: Há algum dia em que os produtores que moram mais longe já se deslocam até a cidade? Quais são as disponibilidades do local onde serão realizadas as entregas, se for um lugar compartilhado com outras atividades?

A situação ideal é que os horários de entrega e retirada de produtos sejam escolhidos de forma que produtores e consumidores possam se encontrar. Nem sempre isso é possível, mas é um bom caminho para que ocorra empatia entre esses dois atores. Veremos no passo seguinte como promover mais proximidade entre consumidor e produtor, mesmo nos casos em que não podem se encontrar toda semana nas entregas.

Geralmente, o transporte é feito pelos próprios produtores até a sede das entregas. Porém, pode acontecer que produtores se organizem para realizar entregas conjuntas ou, ainda, que alguns precisem que, pontual ou regularmente, de uma ajuda externa para escoar os produtos.

Quanto à retirada dos produtos, na maioria dos GCR, os consumidores se deslocam até a sede para buscar suas cestas. Em alguns casos pontuais, pode haver entrega das cestas no domicílio do consumidor, em função da disponibilidade dos gestores e dos princípios de funcionamento do GCR. Mas, em geral, esses são casos excepcionais, dada a importância de uma participação mais próxima no grupo.

Como explicado na cartilha sobre “Organização de Grupos de Consumo Responsável” elaborado pelo Instituto Kairós, existem dois principais tipos de funcionamentos dos GCR, que podem ser classificados em redes singulares e redes capilares:

As redes singulares são os grupos formados por apenas um coletivo de consumidores que tem um eixo centralizado de gestão e distribuição dos produtos (entrega/retirada), o qual se relaciona diretamente com os produtores;

As redes capilares são os grupos de consumo formados por diferentes núcleos de consumidores (caracterizados por certa localização geográfica, ambiente de trabalho etc.) que descentralizam a gestão e a distribuição dos produtos (entrega/ retirada) e podem apresentar variados graus de autonomia entre si, dependendo da proposta do grupo. Estas redes mais complexas geralmente se encontram em cidades maiores (Exemplo: Rede Ecológica no Rio de Janeiro, MICC em São Paulo).

A gestão de um GCR geralmente implica na aquisição de ou no acesso a alguns equipamentos. Para começar, um GCR geralmente precisa de caixas para dispor os produtos recebidos - especialmente as frutas e hortaliças (as caixas podem ser cedidas pelos próprios produtores ou recuperadas em locais de varejo, por exemplo). Pode ser útil ter mesas para colocar essas caixas. Se o GCR trabalha com produtos frescos (laticínios, cogumelos, etc.), é necessário ter acesso a uma geladeira. Percebe-se ainda que alguns grupos que ofereciam sacolas plásticas aos consumidores, aos poucos estão deixando de oferecer (como no CCRU) ou substituindo por sacolas retornáveis (como no MICC).

Além disso, um computador é muitas vezes essencial para gerenciar os pedidos e realizar a contabilidade (registro dos pagamentos dos consumidores, cálculo do repasse que deve ser feito aos produtores, cálculo dos custos de funcionamento do GCR, etc.). Obviamente, telefones - fixos ou celulares - podem ser úteis para entrar em contato com produtores que não têm acesso à internet, consumidores que esquecem de retirar suas cestas, etc.

Existem duas grandes possibilidades: trabalhar com cestas fechadas ou com uma lista aberta de produtos disponíveis. Há também a possibilidade do grupo combinar cestas fechadas e lista aberta.

O GCR pode organizar a distribuição de cestas fechadas aos consumidores, ou seja, cuja composição é decidida pelo produtor (geralmente trata-se de uma cesta de hortaliças e frutas da época, produzidas por uma única família de agricultores ou associação/cooperativa com quem a parceria é mais estreita). O consumidor pode ou não ficar sabendo antecipadamente da composição da cesta. → Exemplos: CSA, Direto da Roça, ComerAtivaMente, MICC, etc.

A outra solução é trabalhar com uma lista de produtos disponíveis, na qual o consumidor escolhe os itens que lhe interessam. Essa solução é geralmente escolhida pelos grupos que integram um grande número de produtores diferentes. → Exemplos: Rede Ecológica, RedeMoinho, etc.

Os produtos comumente encontrados nos GCR são frutas, verduras, folhosas, cogumelos, mas também laticínios, geleias, pães e bolos, sucos e outras bebidas, frutas secas, molhos e muito mais.

Podemos distinguir entre os não-perecíveis (secos) e os perecíveis (frescos), que, por sua vez, podem ser diferenciados entre aqueles que necessitam de refrigeração e aqueles que não precisam de tais cuidados.

Produtos perecíveis costumam ser levados pelos fornecedores na hora da entrega. Eles serão retirados rapidamente pelos consumidores.

Produtos não-perecíveis, como grãos embalados à vácuo, sucos pasteurizados, geleias, podem ser estocados por períodos mais longos. Para esse tipo de produto, alguns grupos que possuem local para armazenagem realizam compras em grandes quantidades e o produtor não precisa entregar a cada ciclo de pedido.

Por exemplo: A organização dos pedidos de produtos secos na Rede Ecológica funciona de maneira colaborativa, através de mutirão. O mutirão é realizado pelos próprios consumidores associados ao grupo e é um dos pré-requisitos para ser associado. Cada associado participa no mínimo de 2 por ano.

Os pedidos dos consumidores costumam ocorrer via telefone ou via internet, por e-mail ou por um sistema de pedidos online.

A organização por contatos diretos entre gestores e consumidores via telefone ou email pode ser uma solução simples no início. Porém, pode rapidamente tomar bastante tempo e apresentar dificuldades à medida que o número de consumidores e de produtos aumenta.

Alguns grupos usam sistemas simples de formulários online, que o consumidor preenche: os pedidos são, assim, automaticamente registrados em uma planilha. Esse sistema costuma funcionar bem nos casos de cestas fechadas (Direto da Roça, ComerAtivaMente), pois são poucos os tipos de “produtos” oferecidos (cesta grande ou pequena, cesta completa ou de legumes, por exemplo).

Quando a lista de produtos é mais longa, geralmente sente-se a necessidade de utilizar um software de gestão de pedidos mais elaborado. Alguns grupos desenvolveram seus próprios sistemas em parceria com programadores militantes, universidades, ou captando pontualmente recursos para financiar o desenvolvimento. Uma ferramenta de gestão de pedidos online foi desenvolvida (com o apoio do Instituto Kairós e do Instituto Terra Mater) e está disponível gratuitamente para todos os GCRs, graças à articulação da Rede Brasileira de GCR. Para mais informações sobre a ferramenta, acesse o manual de utilização

Uma vez que os consumidores realizaram seus pedidos, os produtores devem ser informados da quantidade de cestas ou dos produtos que foram encomendados.

Da mesma forma que com os consumidores, o contato entre equipe de gestão do GCR (que centraliza e tem acesso ao conjunto dos pedidos) e os produtores podem se dar diretamente, por email, telefone, aplicativos de comunicação como o Whatsapp ou via um sistema de gestão de pedidos que o produtor acessa a partir do seu computador.

O que observamos das experiências de GCR é que geralmente o contato por telefone continua ocorrendo com produtores que têm difícil acesso à internet e/ou a um computador (em particular para agricultores em zona rural).

A equipe de gestão realiza a ponte entre consumidores e produtores.

Nos casos de GCRs que trabalham com vários produtores e produtos, é preciso saber tanto o que cada consumidor pediu quanto o que cada produtor deve entregar. A mesma informação deve, portanto, ser organizada de duas maneiras:

Na hora que os produtores entregam os pedidos, a equipe costuma conferir graças à “planilha dos produtores”. Da mesma forma, pode ser útil que a equipe de gestão ou o próprio consumidor tenha em mãos o recapitulativo do seu pedido para ter certeza de que está levando aquilo que encomendou e evitar confusões.

Pode ser interessante ter em mente o ciclo de pedido que se repete com frequência (semanal, quinzenal ou mensal) para organizar as tarefas (ponto seguinte). Este é apenas um exemplo, cada grupo se organiza com prazos diferentes (por exemplo, na Rede Ecológica, o pedido de produtos frescos é semanal enquanto os pedidos de secos são mensais - neste caso são portanto dois ciclos diferentes).

Independentemente do tipo de sistema de pedido que for escolhido, é importante criar uma base de dados com informações pertinentes dos consumidores e produtores, principalmente para garantir a comunicação entre os membros: nome, endereço, e-mail, número de telefone e outras informações que julgar pertinente.

Essas informações costumam ser coletadas na hora que o novo membro, consumidor ou produtor ingressa no grupo. Vale aqui ressaltar que alguns grupos elaboram procedimentos específicos para a entrada de novos membros: pagamento de taxa de adesão, participação de uma palestra de acolhida (Ex.: Acolhida de novos consumidores; Acolhida de novos produtores no Trocas Verdes de Campinas (SP)). Para os consumidores, esses mecanismos permitem iniciar o processo de conscientização desde a entrada e evitar que pessoas realizem compras sem entender a proposta.

A organização do trabalho é o mais importante para a fluidez do dia-a-dia do GCR: a equipe de trabalho composta por voluntários e/ou pessoas remuneradas deve saber exatamente quais são suas funções para que sejam minimizadas as dificuldades. Uma ideia é listar todas as tarefas a serem realizadas para efetuar cada ciclo de pedidos e entregas. Além de ajudar a equipe a se organizar, futuramente pode vir a facilitar as transições com novos membros da equipe de gestão.

Pode ser interessante repartir ao máximo as tarefas entre membros do núcleo gestor, consumidores e produtores, na medida do possível e das disponibilidades de cada um. Algumas tarefas mais delicadas necessitam do envolvimento de pessoas mais “especializadas” do núcleo gestor (a contabilidade, por exemplo), mas outras podem facilmente ser delegadas para pessoas que se revezam (escrever textos de divulgação, arrumar o espaço, separar os pedidos…). Pode, então, haver a criação de um grupo gestor mais durável, que coopera com equipes de pessoas voluntárias que se revezam.

Para garantir a fluidez da gestão e a comunicação entre os responsáveis, uma possibilidade é organizar com certa frequência reuniões com os principais envolvidos. Reuniões presenciais podem ser complementadas ou substituídas por formas de comunicação via telefone ou internet; o importante é evitar as falhas.

Algumas tarefas demandam maior dedicação que outras, em termos de horas trabalhadas e de competências mobilizadas. Sendo assim, alguns GCRs optam por atribuir uma remuneração para a(s) pessoa(s) responsável(eis), por exemplo, pela contabilidade, pela coordenação, pela gestão do sistema de pedidos, entre outras tarefas. Esse ponto deve ser cuidadosamente conversado entre os membros.

Apesar de possíveis remunerações pontuais, de maneira geral, a maioria dos GCRs se baseia na autogestão e na dedicação voluntária e militante, o que os distingue de lojas convencionais e empreendimentos mais comerciais.

Diversos métodos existem para organizar os pagamentos feitos pelos consumidores.

Em qual momento é feito o pagamento?

• A forma mais comum é que o consumidor pague pelos produtos que escolheu, na hora em que retira seus produtos.
• O pagamento também pode ser antecipado, por depósito na conta de um gestor ou entrega presencial do valor devido, antes da retirada dos produtos.

Com qual frequência é feito o pagamento?

• O pagamento pode ser feito com a mesma frequência que as entregas → Exemplo: se as entregas ocorrem toda semana, o pagamento é semanal
• Em outros casos, o consumidor pode se comprometer por várias entregas → Exemplo: se as entregas ocorrem toda semana, o pagamento pode ser mensal e valer para 4 entregas

Dependendo das escolhas dos membros do GCR e das possibilidades financeiras, existem diferentes meios.

• O produtor pode receber o pagamento depois de ter entregue seus produtos. Este caso é mais comum quando os consumidores pagam pelos produtos apenas na hora em que retiram suas cestas. → Exemplo: quando vem entregar os produtos da semana, ele recebe o pagamento referente à semana anterior
• O produtor pode receber o pagamento na hora em que entrega seus produtos → Exemplo: se os consumidores pagaram antecipadamente, o produtor pode receber seu pagamento na hora em que entrega os produtos, antes que sejam retirados pelos consumidores.
• O produtor pode receber o pagamento antes de entregar seus produtos. → Exemplo: no começo de cada mês, o produtor recebe o valor correspondente ao número de cestas que irá entregar ao longo do mês, o que lhe permite arcar com os custos de produção necessários.

Como vimos, a gestão do GCR pode implicar em custos fixos e/ou variáveis, afim de criar uma autonomia financeira do GCR para manutenção das atividades (Cálculo de viabilidade econômica do Capina). Esses custos devem ser cuidadosamente calculados, conversados e comunicados, pois a transparência é um princípio básico do comércio justo e solidário e permite manter uma relação saudável entre os membros do GCR. Olhando para as experiências de GCR da Rede Brasileira, observamos duas principais formas de arcar com esses custos, que podem ser combinadas entre si:

• Pagamento de uma taxa fixa: taxa de adesão ou taxa de associação paga a cada entrega ou a cada mês/semestre (ou outros). Na maioria dos casos, esta taxa é paga pelos consumidores (não pelos produtores).
• Pagamento de uma taxa proporcional ao valor da compra: esta porcentagem costuma variar entre 10 e 30% em função dos GCRs.

O fluxo de dinheiro pode ser uma questão delicada e depende muito do comprometimento dos gestores envolvidos. Basicamente, os pagamentos feitos pelos consumidores e os repasses para os produtores podem ser feitos em dinheiro líquido ou por meio de contas bancárias (depósitos).

Vale citar aqui as iniciativas de Comunidade em Suporte à Agricultura (CSA), que buscam mudar completamente a forma como são remunerados os agricultores parceiros. O produtor não irá receber o valor de cada produto que vende, tomando como referência o preço do mercado convencional. No início de cada ciclo de cultivo, é feita uma estimativa dos custos de produção [insumos, terra, maquinário, salário do(s) produtor(es)]. Em paralelo, o agricultor estima quantas famílias ele é capaz de abastecer por meio de cestas semanais, cuja composição varia em função da época e das capacidades de produção. Os custos de produção são divididos pelo número de famílias de consumidores, chegando-se, desta forma, ao valor que será pago por cada família para receber sua cesta semanal de produtos.

Cada grupo procura encontrar soluções. Alguns GCRs evitam o problema graças ao pagamento antecipado. No pior dos casos, se o consumidor não retirar sua cesta e não puder repassá-la, o grupo deve lidar com as sobras, mas o pagamento ao produtor não é prejudicado.

Nos casos em que o pagamento se dá na hora da retirada dos produtos, o não comparecimento pode ser um problema maior. A Rede Guandu, por exemplo, manda e-mails de lembrete antes da entrega. Se precisar, liga para os consumidores esquecidos. Em último caso, o fundo constituído pelos 10% retidos de cada compra serve para cobrir os pagamentos aos fornecedores.

Pode acontecer de o produtor não conseguir entregar todos os produtos encomendados, por problemas climáticos ou outras dificuldades. Nesses casos, o papel do grupo gestor pode ser de repassar as informações e explicar os motivos da falta para os consumidores. Entender as dificuldades de produção também faz parte do processo de “reeducação do consumidor” e as atividades educativas práticas (visitas ao sítio, encontro com produtores) podem ir neste sentido.